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Bonnes pratiques

Comment bien choisir sa solution de visioconférence professionnelle ?

 Rédigé par Frédérique, le 22/03/2017

 

Le constat est clair : l’offre sur le marché de la visioconférence est pléthorique.

 

La bonne nouvelle : que vous soyez une TPE, PME ou un grand groupe, la visioconférence est enfin accessible à tous !

 

 

Avec l’essor du mobile, des échanges vidéo et du cloud dans les environnements de travail, le marché de la visioconférence évolue fortement et voit apparaitre de nouveaux acteurs : des solutions matérielles, logicielles, hybrides et surtout un fort développement des services cloud.

 

Preuve en est : le marché SaaS a progressé de 33% au deuxième trimestre 2016 d’après une estimation réalisée par Synergy Research Group. Les services de vidéoconférence en mode SaaS sont le segment le plus dynamique sur le marché de l’UCAAS (United Communication As A Service). Sur 12 mois, les revenus qu’ils ont générés ont cru de 50%.

 

Alors au regard de la diversité de ces solutions et des modèles proposés, comment faire son choix parmi toutes ces offres ? Quels sont les principaux critères de sélection ?

 

Un marché concurrentiel en pleine mutation

Force est de constater que nous sommes aujourd’hui sur un marché qui reste très concurrentiel, échelonné sur 3 niveaux :

 

  • Les solutions « matérielles » haut de gamme comme Cisco, Polycom, toujours présentes mais particulièrement onéreuses et pas toujours en phase avec les attentes du marché.
  • Les solutions « logicielles » en mode cloud innovantes et évolutives telles que Vidyo (éditeur) ou matériel avec une offre cloud performante comme Life Size (constructeur et opérateur de service) particulièrement adaptées aux PME et ETI pour leur simplicité d’utilisation, leur performance et leurs tarifs très compétitifs.
  • Enfin les solutions « low cost » sur internet proposant soit du matériel (codec de salle), soit un logiciel en mode SaaS (visioconférence à partir d’un desktop, smartphone ou d’une tablette) mais rarement les deux réunis.

 

Il est donc extrêmement difficile aujourd’hui pour une entreprise de faire un choix pertinent sur « la solution » la mieux adaptée.

 

On est généralement tenté d’aller vers une marque reconnue et réputée pour éviter les «mauvaises surprises» et avoir la garantie d’une technologie éprouvée. Attention cependant à ce raisonnement minimaliste qui est parfois source d’échec. Cela ne suffit pas !

 

Faire le bon choix : pensez usages !

Il est important de prendre en compte les principaux facteurs d’aide au choix qui sont selon moi nécessaires pour prendre la bonne décision :

 

  • Les aspects techniques/technologiques :

    Globalement, on peut dire que la majorité des solutions du marché sont techniquement abouties. Néanmoins, certaines contraintes liées au réseau, à la bande passante… peuvent être des critères déterminant dans le choix de la bonne technologie.

    Il est donc primordial de consulter l’équipe technique de l’entreprise à ce stade.

 

  • Le prix :

    Certes, c’est un facteur important mais pas déterminant. En effet, grâce au développement de la visioconférence dans le Cloud, toute entreprise et ce, quelle que soit sa taille, peut se doter aujourd’hui d’une solution de visioconférence à un prix abordable en maîtrisant ses coûts (opex* versus capex** par exemple).

     

    De plus, il est vrai que le coût du matériel pour équiper une salle de réunion a également beaucoup baissé ce qui permet de démocratiser l’usage de la vidéoconférence.

 

  • Accompagnement et conseils du prestataire :

    Ce dernier a un rôle essentiel pour vous aider à sélectionner la solution la mieux adaptée aux besoins et aux usages de l’entreprise et de ses collaborateurs. Au-delà de la qualification du projet, il devra tenir compte des usages à court, moyen et long terme afin de privilégier la solution la plus pertinente et la plus évolutive dans le temps. Le choix de la solution de visioconférence va de pair avec celui du prestataire.


    Mon conseil :
    privilégiez un prestataire proposant différentes solutions de visioconférence, expert dans les solutions collaboratives et doté d’une réelle démarche de conseil et d’accompagnement.

 

  • Les usages :
    Avant toute chose, posez-vous la question suivante : une solution de visioconférence pour quels usages ?
    Et listez-les sur une feuille pour ne rien oublier. Soyez en effet vigilant : la solution que vous retiendrez sera un succès si et seulement si :

               – Elle est simple et intuitive « user friendly »
               – Elle est qualitative
               – Elle répond aux besoins des utilisateurs

 

  • Évolutivité de la solution :
    Ce critère est souvent négligé et pourtant essentiel pour choisir votre solution de visioconférence. Vous devrez en effet anticiper vos besoins futurs besoins et les projeter sur le long terme.
    Les solutions grand public très largement utilisées telles que Skype, Hanghout, Face Time, ont démocratisé l’usage de la visioconférence. Plus encore, les solutions professionnelles de visioconférence dans le Cloud permettent de travailler en toute mobilité à partir de n’importe quel device, n’importe où dans le monde.

    Face à l’évolution des modes de collaboration, le DSI doit être capable d’anticiper ces nouveaux comportements dans les entreprises en choisissant des solutions souples, sécurisées, évolutives et interopérables avec tout type de terminal.

 

Choisir une solution professionnelle qui soit capable de répondre à l’ensemble des besoins de collaboration de l’entreprise est aujourd’hui un enjeu clé : les solutions qui vont tirer leur épingle du jeu seront celles qui seront capables d’évoluer rapidement vers une collaboration unifiée apportant une expérience utilisateur optimale.

Mais attention : il est important de ne pas négliger la qualité et l’expérience vidéo au profit d’une solution tout en 1 !

 

Mon conseil : bien identifier les usages et consulter les directions métiers en amont pour faire le bon choix et garantir un taux d’adoption maximal.

 

 

*Opex : dépenses d’exploitation correspondant à des services récurrents (location)

**Capex : dépenses d’investissement de capital (achat de matériel)

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