FAQs et Lexique

FAQ Audioconférence

Qu’est ce que l’audioconférence ?

Aussi connue sous le nom de conférence téléphonique ou téléconférence, l’audio conférence permet à un groupe de personnes de se réunir par téléphone, n’importe où dans le monde, à n’importe quelle heure.

 

Comment mettre en place une audio conférence ?

Pour lancer une audio conférence, il vous suffit simplement de décrocher votre téléphone, de composer votre numéro d’appel et votre code d’accès fourni par Effi’connect. Vous pouvez vous connecter en réunion depuis n’importe où dans le monde, depuis n’importe quel poste téléphonique, mobile ou terminal d’audio conférence, même si votre poste n’est pas en fréquence vocale.

 

Dois-je réserver ma conférence téléphonique ?

Non, avec la solution d’audioconférence d’Effi‘connect, vous n’avez pas besoin de réserver vos conférences. Une fois votre compte activé, invitez simplement vos participants en réunion en leur fournissant le numéro d’appel, le code PIN Participant, et la date et l’heure de votre réunion. Si toutefois, vous avez besoin de réserver une conférence, Effi’connect vous propose de planifier une conférence à usage unique, directement depuis l’espace client.

 

Comment entrer en conférence ?

En composant le numéro d’appel (normal ou gratuit) qu’Effi’connect met à votre disposition, il ne vous reste plus qu’à saisir votre code d’accès organisateur ou participant.

 

Quelle est la différence entre un organisateur et un participant en conférence ?

La principale différence entre organisateur (en se connectant avec un code PIN organisateur) et participant (code PIN participant) réside dans les fonctionnalités auxquelles organisateur et participant ont accès (informations ci-dessous).

 

Que peut faire un organisateur ?

Les organisateurs peuvent depuis leur téléphone

– Couper/ouvrir leur propre ligne

– Contacter à tout moment un opérateur du service Client

– Couper/ouvrir les lignes

– Verrouiller/déverrouiller la conférence

– Vérifier le statut de la conférence

– Enregistrer la conférence

– Terminer la conférence Depuis la console audio disponible sur le Lounge Effi’connect, vous pouvez aussi :

             • Lancer des appels sortants vers d’autres participants

             • Couper les micros des participants de manière individuelle

             • Entrer le nom des participants dans le répertoire et valider leur présence

             • Avoir accès à tous les autres fonctionnalités disponibles depuis le téléphone. Plus d’informations sont à votre disposition dans votre guide utilisateur.

 

Que peuvent faire les participants ?

Les participants peuvent :

– Participer pleinement à la conférence

– Couper/ouvrir leur propre ligne

– Contacter à tout moment un opérateur du service Client Plus d’informations sont à votre disposition dans votre guide utilisateur.

 

Puis-je enregistrer ma conférence ?

Seul l’organisateur (connecté avec le code PIN Organisateur) peut enregistrer une conférence. Dès que vous enclenchez votre enregistrement, un message de confirmation d’activation de l’enregistrement est diffusé dans la conférence. Vous pouvez contacter le service Client à tout moment (*0) pour une assistance en ligne. Vous trouverez des informations sur l’enregistrement et la rediffusion dans le guide utilisateur Effi’connect.

 

Pendant combien de temps le système d’audio conférence conserve t-il les enregistrements ?

Le système conserve les 6 derniers enregistrements, quelle que soit leur durée. Le 7ème enregistrement efface le plus ancien. Les enregistrements sont stockés un mois après leur réalisation. A tout moment, Effi’connect peut vous fournir l’enregistrement de vos conférences sur fichier son pour sauvegarde en local. Contactez votre interlocuteur Effi’connect pour en connaître les modalités.

 

Comment puis-je m’assurer de la confidentialité de mon audioconférence et empêcher des personnes de s’introduire dans ma réunion ?

L’Organisateur peut « verrouiller » sa conférence. Une fois cette fonctionnalité activée, personne ne peut rejoindre la conférence. Il peut également contrôler la liste des numéros et les noms des participants présents depuis la Console audio, tout au long de la conférence. Vous trouverez des informations supplémentaires dans votre guide utilisateur Effi’connect.

 

Puis-je couper les micros des lignes connectées ?

Chacun des participants peut couper son propre micro. En tant qu’organisateur, une fonctionnalité vous permet de couper ceux des participants de manière générale ou individuelle.

 

Pourquoi préférer la fonctionnalité « secret » de la solution d’Effi’connect plutôt que celle de mon téléphone ?

En utilisant la fonctionnalité « secret » de notre service, vous êtes certain(e) de n’avoir aucun bruit de fond, ni aucune musique due à la mise en attente ou la prise d’un deuxième appel, par l’un des participants.

 

En cas de problème durant ma conférence, comment puis-je être aidé ?

Si vous êtes en conférence, appuyez sur *0 pour parler à un opérateur du Service Client. Si vous n’êtes pas en conférence, contactez le Service Client Effi’connect par téléphone au +33 (0) 2 40 76 64 34

 

Quelle aide le service client peut-il m’apporter ?

Le Service Client peut :

– Vous assister à tout moment durant votre conférence

– Appeler pour vous de nouveaux participants et les transférer dans votre conférence

– Vous renseigner à tout moment sur le statut de votre conférence (conférence verrouillée, déverrouillée, micros coupés…etc.)

– Vous aider à optimiser la qualité sonore (réglage des micros, scan des lignes pour identification des nuisances sonores)

– Activer l’enregistrement pour vous

 

Puis-je partager mon accès pour l’usage d’autres collaborateurs ?

Nous vous conseillons de ne pas communiquer vos accès pour des questions de sécurité. De plus, le détail des coûts ne vous permettra pas d’identifier les différents utilisateurs. Si d’autres collègues souhaitent organiser des conférences, nous recommandons que chaque organisateur demande son propre accès en conférence. Il n’y a aucun frais fixe à l’ouverture d’un nouvel accès.

 

Puis-je réaliser une audio conférence depuis l’étranger ?

Oui, vous pouvez appeler avec votre numéro géographique ou nous pouvons vous fournir une liste de numéros gratuits ou géographiques internationaux disponibles depuis l’étranger. Vous pouvez télécharger la liste des numéros internationaux depuis notre portail web

 

Puis-je profiter des mêmes avantages et fonctionnalités depuis mon mobile ?

Oui, vous avez les mêmes avantages depuis votre mobile. Ainsi, vous optimisez la qualité sonore de vos réunions au moyen des fonctionnalités *1 ou *2, qui vous permettent de couper les micros individuellement ou pour tous les connectés.

 

Que se passe-t-il si un participant oublie son code PIN ou n’a pas de fréquence vocale sur son poste ?

Si un participant a oublié son code PIN ou n’arrive pas à le composer sur son poste, il/elle sera mis(e) en relation avec le Service Client qui le placera dans sa conférence après avoir donné oralement son code.

 

Je ne suis pas sûr(e) de savoir utiliser les services audio d’Effi’connect, est-il possible d’avoir une formation ?

Votre contact commercial Effi’connect et notre Service Client se tiennent à votre disposition afin de cerner vos besoins et compléter votre utilisation du service par une formation gratuite. Appelez le +33(0)2 40 76 64 34

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