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Mode d’emploi pour réussir votre visioconférence

mode emploi visioconférenceLe 18/10/2017, par Frédérique Mirner

 

Vous avez acquis une solution professionnelle de visioconférence, et souhaitez mettre toutes les chances de votre côté pour que vos réunions se passent bien : vous avez entièrement raison ! Mais votre solution, si performante soit-elle, ne fera pas tout à votre place. Comment réussir votre visioconférence ? Connaissez-vous les bonnes pratiques incontournables ? Nous dressons pour vous la check-list d’une visioconférence réussie.

 

Tenez-vous prêt(e) !

Pour une réunion programmée à l’avance, nous préconisons d’inviter l’ensemble des participants 15 minutes avant le début : ils seront ainsi tous prêts, et cela vous laissera le temps de régler les derniers détails techniques.
En particulier, prenez soin de vérifier le matériel, l’état et qualité des connexions, afin de minimiser les risques de perte de temps. Sachez qu’il existe des solutions permettant en amont de détecter tout dysfonctionnement matériel (câbles mal branchés, périphériques défectueux, etc.)

 

Si vous avez déjà l’habitude d’organiser et de conduire des réunions en visioconférence, faites profiter les non initiés de votre savoir-faire : la conception d’un mémo, véritable petit guide de procédures laissé à disposition des autres utilisateurs dans votre salle de réunion, rassurera les moins habitués et leur permettra de prendre aisément en main le matériel et ses spécificités.

 

Maîtrisez votre auditoire en fixant les règles !

Le modérateur de la réunion joue un rôle essentiel : c’est en effet sur ses épaules que repose le bon déroulement de la visioconférence. Cela signifie que vous allez devoir garder la main sur la prise de parole, en fixant un ordre du jour qu’il faudra respecter, ainsi qu’un timing précis par sujet abordé. L’une des clés des visioconférences efficaces, c’est leur durée, qui doit rester acceptable, 2 heures maximum : vous vous prémunirez ainsi contre la déconcentration, la perte d’attention et la lassitude de vos participants. Globalement, il vous faudra veiller à éviter les prises de parole simultanées : c’est vous qui fixez les règles de vie en réunion !

 

A l’avance, vous devez fixer les temps consacrés aux questions / réponses, aux tours de table, aux diverses prises de parole : n’hésitez pas à indiquer aux participants comment vous souhaitez que votre réunion se déroule. Vous pouvez ainsi prévoir par exemple de recueillir les questions / remarques de vos participants par chat et en y répondant par oral en fin de session.
Nous vous conseillons également de demander à chacun d’éteindre les téléphones mobiles afin d’éviter les interférences : cela contribuera au confort d’écoute de chacun.

 

Enfin, permettez-vous, lors d’une réunion de plus de 5-6 personnes de couper les micros de vos participants afin de mieux distribuer les temps de parole et favoriser l’écoute.

 

Soyez attentif(ve) à l’environnement

La qualité audio de vos visioconférences est fondamentale : optez, si vous le pouvez, pour un endroit calme, préservé des bruits extérieurs, et assurez-vous que chaque participant(e) dispose de périphériques audio adaptés. Notez que les solutions USB sont nettement plus fiables que le Bluetooth.

Si l’environnement sonore est essentiel, puisqu’il contribue largement à la qualité de votre visioconférence, l’environnement visuel l’est tout autant : évitez le soleil direct ainsi que les contre-jours, baissez les stores ou fermez les rideaux si besoin et verifier l’orientation de la caméra et le cadrage.
Sachez également que certains motifs ou certaines teintes de vêtements passent moins bien à l’écran et peuvent gêner le confort visuel : c’est le cas du noir, du blanc, des pois et des rayures.
Enfin, certaines couleurs, comme le bleu et le vert, sont particulièrement apaisantes pour les yeux, et offrent de meilleures possibilités de contraste.

 

 

Au-delà des réunions programmées, la visioconférence devient un vrai outil de travail collaboratif pour les équipes en interne. Simple d’utilisation et de plus en plus agiles, les solutions de visio permettent d’organiser des réunions « à la volée », en fonction des besoins des collaborateurs.

En amont d’un projet de visioconférence il est important de bien définir ses besoins et de faire un audit détaillé de vos usages métier afin de mettre en place la solution correspondant parfaitement à vos attentes.

 

La mise en place d’une solution de visioconférence implique de nouvelles façons de communiquer et par conséquent une remise en question des habitudes de travail.

Prenez contact avec nos experts ! Nous vous accompagnons dans la conduite de ce changement en tenant compte de vos problématiques spécifiques métier.

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