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10 bonnes pratiques pour animer une réunion à distance

Vous aussi vous connaissez les difficultés de connexion, les réunions inefficaces et qui s’éternisent ? Aujourd’hui, plus que jamais, il devient essentiel de renforcer l’interactivité et la co-construction en réunion pour favoriser l’engagement de vos collaborateurs !

Alors il est temps d’instaurer de nouveaux rituels collaboratifs à distance et donner du dynamisme à vos réunions et pour cela vous devez connaitre les bonnes pratiques.

 

Nous vous proposons de découvrir nos 10 conseils pour menez à bien vos réunions à distance :

 

AVANT LA RÉUNION

 

 

Bien se préparer 

 

 

La préparation est la clé pour une réunion efficace. Pour capter l’attention de vos interlocuteurs, il faut que la réunion soit cadrée avec un objectif et des sujets à aborder clairement définis.

 

 

Inviter les bonnes personnes 

 

 

A distance, il est important de ne convier que les participants indispensables à la réunion. 

 

 

Choisir le(s) bons outil(s)

 

 

Que vous ayez besoin de vous voir, vous entendre, d’utiliser un chat ou encore de partager des documents, choisissez des outils pertinents et adaptés à vos usages.

 

 

Bien communiquer 

 

 

En amont, il est important d’informer les participants sur la réunion (la solution qui va être utilisée, la marche à suivre pour se connecter, l’ordre du jour…).

 

 

PENDANT LA RÉUNION

 

 

Accueillir chaque personne individuellement

 

 

L’animateur, qui se connecte 5-10 min avant, peut accueillir chacun des participants avec un petit « Bonjour… » pour ajouter un peu d’humain et de convivialité dans cet échange.

 

 

Faire un « tour de table » express : 

 

 

Au départ de la réunion, l’animateur fait le point sur les participants présents, l’ordre du jour et le timing à tenir.

 

 

Donner des règles et des rôles

 

 

Le tour de table est aussi le moment adéquat pour que l’animateur rappelle les règles et les rôles de chacun, pour que la réunion se passe au mieux.

 

 

Faire un Ice-breaker

 

 

Cette courte activité, réalisée sous forme de petit jeu, a pour but d’initier le dialogue et apporter de la motivation et de l’énergie au sein du groupe. 

👉 Exemple : Chaque participant indique, dans le chat, un émoticône pour indiquer son état d’esprit. 

 

 

Faire émerger des émotions

 

 

L’idéal est de bien garder les webcams allumées de façon à lire les émotions sur le visage des participants sinon il existe d’autres manières de les montrer (émoticônes, GIF, technique du photo langage…).

 

 

Faire participer 

 

 

Pour garder le rythme de la réunion et surtout l’attention des participants, il existe de nombreux outils d’animation de réunion (Beekast, Klaxoon, Yellow…).

 

 

APRÈS LA RÉUNION

 

 

Informer 

 

 

L’après-réunion n’est pas a négliger. Il est important d’envoyer un compte-rendu de la réunion à l’ensemble des participants. Cela leur permettra d’avoir une vision globale sur les grandes lignes à retenir.

 

 

Avec ses conseils, vous allez faire de vos réunions, des réunions productives, riches et captivantes !

 

A vous de jouer !

 

 

 

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