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Conseils et astuces pour aménager votre salle de visioconférence

 

Le 16/07/2018 – par Frédérique Mirner

 

Vous envisagez de créer dans votre entreprise un espace dédié à la visioconférence ? Nous vous livrons quelques précieux conseils et astuces pour aménager une salle de visioconférence : vous offrirez ainsi aux utilisateur(trice)s de cette future salle les meilleures conditions pour leurs réunions.

salle visioconférence Aménagement salle visioconférence

Soyez méthodique !

Ne partez pas dans tous les sens ! Il est impératif, pour mener à bien votre projet, de faire preuve de méthode : cela passe donc par un audit précis de vos besoins, qui vous permettra d’élaborer un cahier des charges le plus détaillé possible.
Vous devrez en effet interroger vos équipes sur leurs attentes et leurs usages en matière de réunions : fréquence des réunions, nombre de personnes, type de réunions… tout doit être passé au crible.
De plus, il vous sera nécessaire d’auditer l’environnement de travail, afin de savoir notamment quel sera le lieu idéal pour y aménager votre espace dédié aux visioconférences.

 

Le nombre de participants dans la salle sera une donnée-clé pour structurer votre démarche et configurer votre salle : c’est à partir du nombre de participants maximal estimé que vous allez faire vos choix de mobilier, de matériel et, bien sûr, de la solution de visioconférence qui devra être adaptée à vos pratiques ainsi qu’à vos objectifs.

 

Aménagez votre salle sans rien laisser au hasard !

1. Travaillez votre identité visuelle
Ne négligez pas l’identité visuelle de votre salle, qui fait partie des éléments importants et incontournables du décor : logo, charte visuelle, codes couleurs de votre identité graphique… tous ces éléments devront être intégrés à votre futur lieu de visioconférence, et contribueront ainsi à votre communication externe.

 

2. Pensez au confort visuel et sonore
Ne lésinez pas le confort visuel : il est nettement préférable d’avoir un mur de fond face à la caméra, plutôt qu’une fenêtre par exemple. La couleur bleue est plutôt recommandée pour des réunions filmées.
Si votre salle comporte des fenêtres ou des cloisons vitrées, il est conseillé d’éviter la lumière directe : cela implique la pose de stores, qui éviteront les faux-jours.

 

Accordez une importance toute particulière au son : l’isolation phonique, renforcée par exemple par des panneaux / revêtements muraux spécifiques, est cruciale, et joue fortement sur l’attention et la capacité de concentration de vos interlocuteurs.

 

3. Optez pour des équipements de qualité, adaptés à la visioconférence
Le matériel sonore standard est une pieuvre, placée au centre de la table, à laquelle vous pourrez ajouter des micros additionnels, selon la taille de la salle.
Nous vous conseillons de choisir du mobilier intégrant le câblage du matériel choisi, et pouvant varier selon la dimension de votre réunion et du nombre de participants présents.
Bien évidemment, la connexion devra être simple, accessible en deux clics, pour ne pas perdre de temps dans des considérations techniques et décourager votre auditoire.

 

Quant au choix des modalités de projection de visuels / présentations, il a lui aussi son importance : nous vous recommandons, pour la visioconférence de recourir à des écrans, plutôt que des vidéoprojecteurs, et de préférence des moniteurs plutôt que des écrans de télévision. La taille de l’écran est intimement liée aux dimensions de votre salle de réunion, ainsi qu’au nombre de participants. Le double écran est particulièrement recommandé pour des salles dédiées uniquement à la Visioconférence, ce qui vous permettra d’afficher simultanément la visio d’un côté et le partage de documents de l’autre.

 

La taille moyenne d’un grand écran est de 70 / 80 pouces et de 55 pouces pour un double écran. La taille des écrans dépendra bien sûr de la dimension de la salle et du nombre de participants.
Enfin, placez votre caméra en bas de l’écran afin qu’elle se situe au niveau des yeux des participants.

 

4. Aménagez un espace modulable et confortable
Si vous le pouvez, faites en sorte que votre salle soit pensée pour être modulable, ce qui vous permettra de vous adapter aux différents types de réunions que vous organisez.

 

N’oubliez pas non plus que si vos réunions durent un certain temps, il faudra que l’assise des chaises / fauteuils soit agréable.

Dans tous les cas, votre mot d’ordre sera « simplicité », tant pour aménager votre salle que pour choisir votre solution de visioconférence.

 

Soyez pragmatique, et reposez-vous sur nos conseils et notre expertise que nous aurons plaisir à mettre à votre service.

 

Frederique Mirner  

Frédérique Mirner

Responsable Comptes Clés

 

Forte d’une expérience de plus de 20 ans dans le conseil et la vente de solutions numériques, j’accompagne mes clients pour les aider à mieux collaborer aussi bien en interne qu’à l’externe.

 

 

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