Les solutions de dématérialisation de documents entrants/sortants d’Effi’connect

 

Bien au-delà de la GED, la dématérialisation légale et sécurisée du courrier entrant/sortant permet de réaliser d’importantes économies tout en garantissant la valeur probante des échanges.

 

Effi’connect met en œuvre une solution simple de dématérialisation de vos documents sensibles (factures, contrats, etc…), avec signature électronique, horodatage et possibilité d’archivage à valeur légale chez un tiers certificateur.

 

Que ce soit pour réduire les temps de traitement, les coûts d’affranchissement, ou la surface de stockage de vos documents, Effi’connect vous apportera toute son expertise et vous conseillera la meilleure démarche.

Respecter les normes et se protéger !

Pour que la facture dématérialisée, le contrat ou tout autre document soit fiscalement et juridiquement reconnue, elle doit l’être depuis sa source avant impression et offrir des garanties :

• d’opposabilité (horodatage RFC 3161),
• d’intégrité et d’identité (signature électronique X509-V3),
• d’archivage (Z42-013)
• et utiliser des formats pérennes PDF/A ou XML GS1.

 

Quelques explications sur ces 3 garanties

1 L’horodatage (norme RFC 3161)

Etre certifié tiers horodateur à la norme RFC 3161 signifie :

• Le contrôle de temps avec 3 horloges atomiques,
• Deux data centres en disponibilité de service H24/7J,
• La certification ISO 9001.    

 

2 La signature électronique (norme X509-V3)

Notre partenaire technologique intègre les certificats de signature électronique délivrés par ChamberSign (CCI - Chambre de Commerce et d’Industrie) ou Dhimyotis qui sont autorités de confiance. Ces certificats garantissent l’identité du signataire (société ou personne), l’intégrité du contenu et confère au document une valeur juridique.

 

Le nouveau décret n° 2013-350 du 25 avril 2013 conforte notre position dans l’utilisation de certificats de signature qualifiés sur les factures PDF. Concrètement, ce décret modifie les dispositions de l’annexe III au Code Général des Impôts, relatives aux factures transmises par voie électronique en matière de taxe sur la valeur ajoutée (Extraits JORF n°0098 du 26 avril 2013 page 7273, texte n°6) :

• Identité & intégrité : la signature électronique avancée est créée par un dispositif sécurisé de création de signature électronique.
• Elle repose sur un certificat électronique qualifié qui est délivré par un prestataire de service de certification.

 

La signature électronique avancée doit satisfaire aux exigences suivantes :

• être propre au signataire,
• permettre de l’identifier,
• être créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif
• et garantir le lien avec les factures auxquelles elle s’attache, de telle sorte que toute modification ultérieure de ces factures soit détectable.

 

3 L’archivage à valeur probante (Norme Z42-013)

La solution proposée par Effi'connect est une solution de dématérialisation "clef en main". Elle intègre une GED (Gestion Electronique de Documents) avec 5 zones de recherche en base, en plus de la traçabilité EDC. Une fois le document horodaté et signé électroniquement, il a valeur probante et est prêt à être archivé.

 

L’archivage des deux exemplaires de la facture, bon de commande est réalisé par l’entreprise émettrice (1 exemplaire) et par l’entreprise destinataire (1 exemplaire).

 

Les entreprises (émettrice et/ou destinataire) peuvent donner mandat à un tiers (prestataire) pour archiver leurs factures ou tout autre document pendant 11 ans.

 

Notre partenaire DPII EDC vous fournit toute la chaîne de dématérialisation jusqu’à l’archivage légal.